כל עסק מורכב מתהליכים תפעוליים תומכים רבים שמטרתם בסופו של דבר, להביא את העסק לתוצאה שלשמה הוא הוקם. כאן נכנס תפקידה של אוטומציה עסקית, הכוללת בתוכה את האוטומציה התפעולית.
אוטומציה תפעולית מחברת את המערכות השונות הקיימות בעסק. לאחר בחינה של התהליכים הקיימים ויצירת התאמה מדויקת, מבצעים את החיבורים הנכונים בין המערכות השונות והופכים תהליכים שעד היום בוצעו בצורה ידנית לאוטומטיים ובכך חוסכים זמן יקר.
אוטומציה תפעולית משלבת בין מערכות לניהול לקוח (crm) כגון pipedrive ,powerlink, , airtable וכו', עם יתר המערכות וכך מתאפשר ניקוז ואיחוד יעיל של כלל המידע למקום אחד.
דוגמאות ניתן למצוא בכל פעולה משרדית. לדוגמה , קבלת חשבוניות, תיוגן ושליחתן ישירות לרואה חשבון/חשב. בעזרת אוטומציה תפעולית, ניתן לנתב את החשבוניות המתקבלות למייל לפי חודש/רבעון או בתקייה ספציפית בבמערכות אחסון בגון google drive ,dropbox onedrive .כמו כן, ניתן לאחסן את החשבוניות ולקבוע את שליחתן לפי תזמון מוגדר.
דוגמה נוספת לאוטומציה תפעולית שמייעלת מאד את התפקוד בעסק, היא מערך ניהול פגישות. ניתן לבנות לוח פגישות מותאם בעזרת אפליקציות כגון acuity ,calendly ,youcanbookme אשר מקושרות ליומן האישי כגון google, outlook או כל יומן אחר. בעל העסק מגדיר מראש את הזמנים הנוחים לו לפגישה לפי ימים בשבוע או/ו אזורים שונים. הלקוח מקבל קישור ללוח שנה, מתאם לעצמו את הזמן המתאים ביותר לפגישה פיזית או פגישה טלפונית, כאשר נקבע מועד הפגישה, בעל העסק והלקוח מקבלים אוטומטית הודעה על הפגישה עם הפרטים הרלוונטים. יום לפני הפגישה, מקבלים התראה אוטומטית למייל ולטלפון כולל אפשרות לביטול הפגישה .
לאוטומציה תפעולית חשיבות רבה בכל הנוגע לניהול השירות. בכל עסק, ניהול השירות מהווה חלק נכבד בתפעול אשר עבורו מוקדש זמן רב וכוח אדם. האוטומציה התפעולית יודעת לתת מענה מיידי לפניות לעסק. דוגמה לכך היא ניהול השרות , כאשר נפתחת הודעת שרות בעזרת האוטומציה התפעולית ניתן לנתב אותה לתחילת טיפול ומעקב של נציג , לעדכן את סטטוס הפניה במערכת כולל עדכון שולח הפנייה ולהפנות את הטיפול למערכת המעקב המתאימה עבור עזרה לשרות הלקוחות ניתן להוריד מכמות הפניות בעזרת בעזרת צ'אטבוט, לתת מענה לשאלות אשר לא תמיד מצריכות פנייה טלפונית ובכך לחסוך זמן יקר. כאשר גולש מעוניין לקבל מידע, הוא פותח בשיחה עם הצ'אטבוט אשר בנוי בצורה שנותנת מענה ראשוני ויודעת לנתב את הלקוח לקבלת התשובה הרלוונטית. דוגמה לכך, אם הבעיה היא במוצר או בשירות, הבוט יכוון את הלקוח לתהליכים להמשך טיפול, קביעת מועד פגישה, או כל מידע ספציפי אותו הוא מחפש. בנוסף, קיימת האופציה לעבור לצ'אט עם נציג או בקשה לחזור ללקוח טלפונית בהקדם במידה ולא מצא את המענה המבוקש.
אלו דוגמאות על קצה המזלג. האוטומציה התפעולית יודעת לחבר בין המערכות השונות לקצר לשפר ולייעל את הביצועים. לכל עסק יש את "צוואר הבקבוק" אשר מעכב את התהליכים. עבודה נכונה עם אוטומציה תפעולית משחררת את "הפקק". התאמה אישית ספציפית לכל עסק, מאפשרת לנתב את מירב המאמצים ולהתמקד בעבודה על ליבת העסק.